Formato TITRA · versión 0.2.0 · BORRADOR · 02-privacidad-y-encargo.md

# Privacidad, encargo y autorizaciones

BORRADOR 0.1 · 05/09/2026. No publicar una política con identidad, canales, destinatarios o conservación sin completar. Bases: Ley 1581/2012 y Decreto 1074/2015; enlaces en el índice.

## A. Política del proveedor como responsable

[PROVEEDOR PENDIENTE], identificado con [ ], domicilio [ ], correo de protección de datos [ ], teléfono [ ], es responsable de los datos de contactos comerciales, administradores y facturación que determina tratar para prestar y administrar TITRA. Esta política entra en vigor [ ] y las bases se conservarán durante el tiempo necesario para sus finalidades y obligaciones legales documentadas, según tabla aprobada [categoría, plazo, motivo, supresión].

Se tratarán nombre, contacto empresarial, cargo, datos contractuales y registros de seguridad para atender solicitudes, gestionar cuentas, prestar soporte, facturar y prevenir accesos indebidos. La publicidad requiere autorización separada cuando sea exigible y podrá desactivarse sin perder el servicio. No se usarán datos de trabajadores o candidatos para publicidad ni entrenamiento de modelos por decisión propia de TITRA.

El titular puede conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, conocer el uso, acceder gratuitamente y solicitar supresión o revocatoria en los casos legalmente procedentes, así como acudir a la SIC después de agotar el trámite ante responsable o encargado. Solicitudes al canal indicado, acreditando identidad de forma proporcional; nunca exigir contraseña. Las consultas se resolverán en diez días hábiles; si no es posible, se informará motivo y nueva fecha dentro de los cinco días hábiles siguientes al vencimiento. Reclamos: quince días hábiles, con prórroga motivada máxima de ocho días hábiles. Se atenderá subsanación y anotación de reclamo conforme al artículo 15.

Los proveedores autorizados figurarán en un registro accesible con identidad, servicio, datos, país, plazo y garantías. Actualmente se proyecta infraestructura Supabase y un piloto OpenAI; regiones, entidades contratantes, retención y términos aplicables están PENDIENTES de verificación contractual. No afirmar residencia exclusivamente colombiana ni eliminación inmediata sin evidencia. Se distinguirán transferencias a otro responsable y transmisiones a un encargado; no basta una autorización genérica para legalizar cualquier circulación internacional.

## B. Acuerdo de tratamiento por encargo con la empresa cliente

Partes: cliente responsable [ ]; proveedor encargado [ ]. TITRA tratará por instrucciones documentadas del cliente registros de identificación laboral, contacto, jornada, permisos y demás categorías expresamente habilitadas en [inventario]. Titulares: [trabajadores/candidatos/administradores]. Finalidad: [módulos contratados]. Vigencia: [ ]. Fotografías, geolocalización y otros datos sensibles requieren definición separada; no se incluyen por defecto.

El encargado se obliga a: tratar solo para el servicio y sus instrucciones lícitas; mantener confidencialidad; restringir accesos por función; aplicar medidas técnicas y organizativas documentadas; ayudar a atender derechos; permitir evidencia razonable de cumplimiento; y devolver o eliminar información al cierre conforme al calendario acordado. Comunicará instrucciones que advierta contrarias al régimen de datos y suspenderá el tratamiento cuestionado mientras se resuelve. No usará información del cliente para entrenar modelos generales.

Subencargos: se describirán en el inventario y requerirán autorización previa específica o general documentada con aviso y oportunidad razonable de objeción antes de cambios. Cada contrato impondrá finalidad, confidencialidad y seguridad equivalentes. Para transmisión internacional se verificará el contrato y requisitos aplicables del Decreto 1074; para transferencia se analizará el artículo 26 de la Ley 1581 y la excepción o mecanismo pertinente.

Incidentes: el encargado notificará al responsable sin demora injustificada y, como objetivo contractual a implementar, dentro de 24 horas desde conocer un incidente que comprometa sus datos. Informará hechos conocidos, alcance, mitigación y contacto, actualizando la información. Este objetivo no sustituye deberes o plazos legales de reporte a autoridades ni permite esperar investigación completa para avisar.

El responsable define finalidades legítimas, avisos y autorizaciones cuando procedan; atiende decisiones sobre sus trabajadores y solicitudes con ayuda del encargado. Ambas partes documentarán conservación por categoría, respaldos y obligaciones legales. No se retendrá información indefinidamente por falta de pago. Al terminar: exportación treinta días, supresión de datos activos [plazo] y expiración de respaldos [plazo], salvo conservación legal separada, restringida y justificada. Completar y probar estos compromisos antes de suscribir.

Firmas [responsable/encargado], fecha [ ], inventario y medidas anexas [ ].

## C. Autorización de contacto comercial

He recibido el aviso de [responsable y canal]. Autorizo usar mi nombre y contacto para responder esta solicitud de demostración y darle seguimiento relacionado: [sí/no]. Por separado, autorizo recibir publicidad por [canales específicos]: [sí/no]. Puedo revocar publicidad por [canal]. No se incluyen datos de mis empleados. Nombre [ ], fecha [ ], versión [ ], evidencia [ ]. No utilizar casillas premarcadas.

## D. Información y autorización para selección

[EMPRESA], contacto [ ], informa que tratará hoja de vida y soportes pertinentes para evaluar requisitos de la vacante [ ], verificar referencias autorizadas y comunicar resultados. Destinatarios necesarios [ ], conservación [plazo justificado]. Puedo ejercer derechos por [canal]. Autorizo esta finalidad [sí/no]; autorizar bolsa de empleo futura por [plazo] es separado y opcional [sí/no]. No autoriza diagnósticos psicológicos ni consultas de datos no pertinentes. Firma/fecha/evidencia [ ].

## E. Autorización separada para dato sensible, solo si se habilita

Responsable [ ]; dato concreto [ ]; finalidad indispensable propuesta [ ]; captación y frecuencia [ ]; acceso [ ]; destinatarios y países [ ]; conservación [ ]; alternativa no biométrica disponible [ ]. Se informa que responder preguntas y autorizar datos sensibles es facultativo. Rechazar biometría no impedirá usar una alternativa real de marcación [procedimiento]. Autorizo expresamente únicamente el tratamiento descrito [sí/no]. Canal de derechos [ ]; fecha [ ]; firma/evidencia [ ].

No reutilizar fotografía como plantilla facial sin evaluación y autorización aplicable. La geolocalización se limitará al evento de marcación y no a seguimiento permanente. Este formato no habilita por sí solo biometría ni compensa una captación innecesaria o desproporcionada.

## Identificación TITRA y modificaciones del cliente

Formato de la biblioteca TITRA, versión 0.2.0. La marca y los elementos propios del formato se identifican con TITRA; la titularidad jurídica del proveedor está pendiente de completar. Esta mención no atribuye a TITRA propiedad sobre datos personales, información del cliente, normas legales ni contenido de terceros.

Se autoriza al cliente a diligenciar y actualizar los campos previstos: nombres, documentos de identificación, contactos, cargos, fechas, valores y demás espacios expresamente destinados a completar información, dentro de las instrucciones y límites legales. El cliente responde por la veracidad de lo que suministra. Llenar un campo no autoriza introducir condiciones contrarias a la ley ni alterar el texto de las cláusulas.

Si el cliente elimina, agrega o cambia cláusulas, obligaciones, condiciones, instrucciones o estructura sustancial, la copia resultante será una ADAPTACIÓN DEL CLIENTE, que debe identificar al responsable, fecha y cambios. TITRA no asume autoría, aprobación ni responsabilidad por las consecuencias atribuibles a esas modificaciones que no haya realizado o aprobado expresamente mediante un registro verificable. No presentar la adaptación como un original emitido por TITRA ni retirar su historial de procedencia. Esta regla no exonera al proveedor por defectos propios, dolo, culpa grave ni obligaciones o derechos legalmente indisponibles.

La presencia del logo no certifica autenticidad. Compare el archivo con la versión original registrada. Una diferencia de huella puede deberse a diligenciamiento permitido, conversión de formato o cambio sustancial: requiere comparar contenido y no prueba por sí sola quién modificó. Los documentos originales, datos diligenciados y adaptaciones deben conservarse como versiones distintas.