Legal
Política de Tratamiento de Datos Personales
Versión 1.0 · Vigente desde [FECHA DE PUBLICACIÓN]
1. Responsable del tratamiento
| Razón social | [RAZÓN SOCIAL] |
|---|---|
| NIT | [NIT] |
| Domicilio | [DIRECCIÓN, CIUDAD, COLOMBIA] |
| Correo de contacto | [CORREO DE PROTECCIÓN DE DATOS] |
| Teléfono | [TELÉFONO] |
2. El doble rol de TITRA
Esta distinción determina qué obligaciones asume TITRA en cada caso, y es la que con más frecuencia se pasa por alto en servicios como este.
Como Responsable
Sobre los datos de quienes contratan y administran el servicio —representantes legales, administradores y contactos comerciales de las empresas clientes— TITRA decide las finalidades del tratamiento y responde directamente ante el titular.
Como Encargado
Sobre los datos de los trabajadores de las empresas clientes —marcaciones, ubicación, imagen facial, novedades y nómina— TITRA trata la información por cuenta y bajo instrucciones de la empresa empleadora, que es la Responsable. TITRA no usa esos datos para finalidades propias, no los comercializa y no los cede a terceros salvo obligación legal.
La relación entre ambas partes se formaliza en un Contrato de Transmisión de Datos Personales que se suscribe con cada empresa cliente antes de habilitar el servicio.
3. Datos que se tratan
| Categoría | Datos | Naturaleza |
|---|---|---|
| Identificación | Nombres, documento, cargo, sede, correo, teléfono | Dato personal |
| Asistencia | Fecha y hora de marcación, jornada, turnos, novedades | Dato personal |
| Ubicación | Coordenadas y precisión al marcar, red de la sede | Dato personal |
| Imagen y rasgos faciales | Fotografía de la marcación y plantilla matemática del rostro | Dato sensible |
| Laboral y económica | Contrato, salario, devengados, deducciones, aportes | Dato de circulación restringida |
Sobre los datos biométricos
Los rasgos faciales son datos sensibles. Su tratamiento exige autorización previa, expresa e informada del trabajador, otorgada en un documento separado del contrato de trabajo, y el titular tiene derecho a no entregarlos.
TITRA almacena una plantilla matemática derivada del rostro, no la fotografía de registro. Las fotografías de cada marcación se conservan como evidencia por un plazo limitado y se eliminan automáticamente al vencer.
4. Finalidades
- Registrar y verificar la asistencia y la jornada de trabajo.
- Liquidar horas ordinarias, recargos, extras, dominicales y festivos.
- Liquidar nómina, prestaciones sociales y seguridad social.
- Cumplir los reportes ante la DIAN, la UGPP y los operadores de PILA.
- Detectar suplantación y marcaciones fraudulentas.
- Gestionar el acceso al servicio y prestar soporte.
- Conservar la evidencia que exigen la ley laboral y la tributaria.
Los datos no se usan para publicidad ni perfilamiento comercial, y no se venden a terceros.
5. Conservación
| Información | Plazo | Razón |
|---|---|---|
| Fotografías de marcación | 90 días, configurable | Evidencia operativa; no se necesita más tiempo |
| Plantilla facial | Hasta el retiro o la revocación | Se elimina al terminar la finalidad |
| Marcaciones y liquidaciones | Mínimo 5 años | Obligación laboral y tributaria |
| Registros de auditoría | 5 años | Trazabilidad de los cambios |
Al retirarse un trabajador se eliminan su plantilla facial y sus fotografías, pero se conservan sus marcaciones y liquidaciones por obligación legal. Esta asimetría es intencional y el titular debe conocerla.
6. Derechos del titular
Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a su información; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
El procedimiento para ejercerlos está en la página de derechos del titular.
7. Seguridad
- Cifrado en tránsito con TLS y cifrado en reposo de la base de datos.
- Cifrado adicional de plantillas faciales y datos bancarios en la aplicación.
- Aislamiento por empresa con políticas de seguridad a nivel de fila.
- Control de acceso por rol, verificado en el servidor en cada operación.
- Registro de auditoría de las modificaciones sobre datos sensibles.
- Copias de respaldo diarias, con restauración probada periódicamente.
8. Vigencia
Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos se conservarán mientras subsista la relación contractual con la empresa cliente y, después, por los plazos de la sección 5. Cualquier cambio sustancial se comunicará por los canales de contacto registrados antes de su entrada en vigor.