Legal
Términos y Condiciones del Servicio
Versión 1.0 · Vigente desde [FECHA DE PUBLICACIÓN]
1. Partes
Estos términos rigen la relación entre [RAZÓN SOCIAL], NIT [NIT], proveedora del servicio TITRA, y la persona jurídica que contrata el servicio, en adelante la Empresa.
Quien acepta estos términos declara tener facultad para obligar a la Empresa.
2. Qué es TITRA y qué no es
TITRA es una herramienta de software que registra asistencia, liquida tiempos de trabajo y calcula nómina conforme a los parámetros que la Empresa configure.
TITRA no presta asesoría jurídica, contable ni tributaria. Los cálculos que produce son un insumo para la Empresa y su contador, que son quienes responden por la exactitud de las liquidaciones, los pagos y los reportes ante las autoridades.
Los parámetros legales precargados —salario mínimo, recargos, jornada, tarifas de aportes, divisor de horas— son un punto de partida. La Empresa es responsable de verificarlos y ajustarlos con su contador antes de la primera liquidación real.
3. Obligaciones de la Empresa
- Obtener de cada trabajador la autorización de tratamiento de datos, incluida la autorización específica para datos biométricos, antes de habilitarlo.
- Informar a sus trabajadores sobre el uso del sistema y sus derechos.
- Cargar información veraz y mantener actualizados contratos, turnos y novedades.
- Verificar los parámetros legales con su contador.
- Custodiar las credenciales de acceso y administrar los roles de sus usuarios.
- Revisar cada liquidación antes de pagarla o de transmitirla a una autoridad.
- Suscribir el Contrato de Transmisión de Datos Personales.
4. Obligaciones de TITRA
- Prestar el servicio conforme al plan contratado.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en la política de tratamiento de datos.
- Tratar los datos de los trabajadores solo bajo instrucciones de la Empresa.
- Notificar sin demora cualquier incidente de seguridad que afecte a la Empresa.
- Avisar con antelación razonable los cambios sustanciales del servicio o del precio.
- Permitir la exportación de la información de la Empresa al terminar el contrato.
5. Planes, módulos y cupo
El servicio se contrata por planes que agrupan módulos. Algunos módulos dependen de otros por razones técnicas y legales: por ejemplo, el proceso disciplinario requiere el Reglamento Interno de Trabajo, porque una sanción que no cita la norma que tipifica la falta no se sostiene. TITRA no habilita un módulo cuya cadena de dependencias esté incompleta.
Si la Empresa supera el número de empleados contratados, el servicio no se interrumpe: la marcación sigue habilitada para todos y el excedente se factura en el siguiente ciclo. Impedir que un trabajador registre su jornada por una razón comercial crearía un problema laboral a la Empresa.
6. Pago
El plan se factura de forma [PERIODICIDAD] por anticipado. El precio, la forma de pago y el tratamiento de la mora se detallan en la orden de servicio suscrita con la Empresa.
7. Suspensión y terminación
La falta de pago faculta a TITRA para suspender el servicio, previo aviso. Durante la suspensión, y al terminar el contrato, la información de la Empresa no se elimina: queda en modo de solo lectura y disponible para exportación durante [PLAZO DE EXPORTACIÓN].
Esta regla existe porque los soportes de nómina y asistencia deben conservarse por obligación legal aunque la Empresa deje de usar el servicio.
8. Disponibilidad
TITRA hace sus mejores esfuerzos por mantener el servicio disponible de forma continua, y realiza mantenimientos programados avisando con antelación.
La aplicación móvil permite marcar sin conexión: los registros se guardan en el dispositivo y se sincronizan al recuperar la señal, de modo que una interrupción no impide registrar la jornada.
9. Responsabilidad
TITRA responde por el correcto funcionamiento del software conforme a lo pactado. No responde por decisiones de la Empresa sobre pagos, sanciones o terminaciones de contrato, ni por consecuencias derivadas de parámetros mal configurados, información incorrecta cargada por la Empresa o incumplimiento de sus obligaciones legales como empleadora.
La responsabilidad total de TITRA se limita a [LÍMITE ACORDADO].
10. Propiedad intelectual
El software, la marca y la documentación son propiedad de TITRA. La Empresa recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible mientras dure el contrato. Los datos que la Empresa carga siguen siendo suyos.
11. Modificaciones
TITRA puede modificar estos términos avisando con al menos [DÍAS DE PREAVISO] días. Si la Empresa no acepta los nuevos términos, puede terminar el contrato sin penalidad antes de que entren en vigor.
12. Ley aplicable
Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las controversias se someterán a los jueces de [CIUDAD].
El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos, que forma parte integral de estos términos.